如何让会议保持高效

时间:2024-02-22 17:39:19
如何让会议保持高效

如何让会议保持高效

如何让会议保持高效,高管们现在平均每周花在会议上的时间为23个小时,但其中71%的人表示,这些会议往往是效率低下的。不如事先考虑一下如何更有效开会,如何让会议保持高效

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1、提前优化你的会议

会议超负荷的最大原因并不是根深蒂固的习惯或糟糕的办公室政策;仅仅是因为会议确实很糟糕。大多数会议开始时没有任何议程可言,而没有方向的会议根本算不上会议。

一个毫无结果的会议必然会导致更多的会议消耗。你可以通过为你的团队安排有价值的、富有成效的会议来结束这个循环。

首先关注会议的目的。你参加的每一次会议都应该是你成功的必要条件,也是你的企业和员工成功的必要条件。。此外,涉及太多主题或领域的会议可能会超出计划时间,并让参会者疏远。

记住,富有成效的会议只有在绝对需要的时候才会持续。为了训练自己缩短会议时间,你可以使用“快速会议”之类的工具。这样你就可以自动地把你的会议时间缩短5分钟,这样你就有时间在会议之间把事情做完。

2、让你的会议更民主

谁在办公室里安排会议?一般来说,高管和高层管理人员是召集会议并制定议程的人。虽然对主管来说,把自己的指示传达给其他员工很重要,但直接来自上级的会议对其他人来说不会很有吸引力。

相反,试着从头开始计划一些会议。在向员工询问问题之前,确定一个会议的'方向或一般主题,这对保持人们参与会议大有帮助,而会议参与是保持会议简短但有意义的最佳方式之一。即使是一些简单的事情,比如一个匿名的投票,也可以让参会者自由地表达他们的意见。

3、邀请合适的人

我们都有过这样的经历——坐在会议上,一开始就暗自纳闷自己为什么会在那里。一个人在不属于自己的会议上花费的每一分钟都是浪费,甚至有可能拖慢会议本身的效率。

确定谁属于这个会议,谁不属于这个会议的一种方法就是回到会议的焦点上。记住会议的主题,想一下谁会直接从讨论的主题中受益,或者谁会对讨论有什么有意义的补充。

然而,出席会议是双向的。如果在决定下次会议的安排时,你漏掉了本该出席会议的人,那么你可能就会浪费大量时间去了解那个人的情况。

当涉及到谁真正属于会议时,一定要想得更开放一点。例如,如果你的设计团队正在开会,那么最好让产品经理和软件工程师坐下来,以确保讨论的所有内容也符合其他团队的目标。正确的会议名单也可以为以后的会议节省时间。

4、使用数字工具

像视频会议这样的技术使会议比以往任何时候都更容易了,无论参会者在哪里或他们在做什么。技术的扩散也催生了一波新的应用程序浪潮,使大幅减少办公室会议的可能性越来越大。

例如腾讯旗下的TIM和企业微信,阿里的钉钉,都为新时代的会议提供了高效的技术支持。在一些会议上,考虑为这个主题创建一个专用的信息通道,而不是举办一个面对面的会议。问一些你想要回答的相关问题,或者开始一场讨论。要知道,观看一个数字会议完全可以在没有完全停止工作的情况下进行。

其他的协作应用,比如Trello,可以让每个人都清楚地看到其他人在做什么,这样就不需要经常召开会议了。如果你想减少某类会议的次数,那就找一些可以将会议功能转移到数字空间的软件。

糟糕的会议正在吞噬全世界的公司收入,所以尽你所能控制办公室的会议日程是很重要的。通过将会议视为企业的资产,你就可以充分利用企业日常最喜欢的消遣(低效)方式之一。

  如何让会议保持高效2

会议礼仪

会议前

在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:

会议开始时间、持续时间会议地点确认会议出席人会议议题接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。会议的议题,就是要讨论哪些问题。会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

会议礼仪--会议中

在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:

(1)会议主持人

主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间

(2)会议座次的安排

一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

会议礼仪--会议后

在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

赠送公司的纪念品;

参观,如参观公司,或厂房等。

如果必要,合影留念。

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